院行字〔2014〕8 号

第一章 总  则

第一条  为加强我院档案工作，统一管理学院各类档案，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》，结合我院工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指我院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学院档案反映学院创办、建设与发展的全过程，是全院师生员工劳动成果和智慧的结晶，是检查教学工作质量、评价科研成果、考核教师和其他各类人员、衡量学院管理水平以及编史修志的重要依据，具有重要的凭证价值和参考作用。因此，档案工作是学院一项重要的基础性工作，纳入学院整体发展规划和相关管理制度。

第四条  全院档案工作实行各类档案集中统一管理制度，维护档案的完整与安全，便于学院各方面利用。档案馆既是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案资料的业务机构，其业务接受安徽省教育厅、安徽省档案局的指导、监督与检查。

第二章 机构设置与人员配备、管理职责

第五条 学院档案工作由院长领导，分管院领导协助院长负责档案工作,其主要职责是：

(一)贯彻执行国家和省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案事业与学院其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，人员配备、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

(四)研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条 学院成立档案馆，其管理职责是：

(一)贯彻执行国家和省有关档案工作的法律、法规和方针政策，综合规划学院的档案工作；拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(二)指导、监督、检查院内各单位归档材料的立卷归档工作，业务上领导校内各档案分室；对学校所属机构的档案工作进行监督和指导；

(三)负责对全院不同载体的各类归档材料及重要资料的接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管工作；

(四)编制档案检索工具，编研、出版档案史料，积极开发档案信息资源；组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(五)做好档案保护工作，确保档案的完整和安全，延长档案使用寿命；

(六)开展档案的开放和利用工作；

(七)建立健全学院档案工作网络，负责对全院专、兼职档案员进行业务培训；

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

(九)积极开展档案学术研究和交流活动；

第七条  学院档案馆馆长应当具备以下条件：

(一)热爱档案事业，应具有高级专业技术职务任职经历；

(二)有较强的组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

(三)精力充沛，身体健康。

第八条  学院档案馆配备适应档案工作需要专职档案员。档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案人员一般应具有国民教育系列本科及以上学历。在专职档案工作人员中实行专业技术职务聘任制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。

第九条 建立一个完整、高效的档案工作网络。各教学单位、机关各部门必须明确1名分管本单位档案工作负责人和1-2名兼职档案员。各单位将档案工作纳入本单位和兼职档案员的岗位职责，保障兼职档案员完成档案工作必需的时间和条件，并作为年度考核的一项重要内容，督促兼职档案员将本单位应归档的文件材料按时向校档案馆移交。各单位兼职档案员应保持相对稳定，负责本单位文件材料的收集、整理、立卷和归档，主动接受校档案馆的业务指导和督促检查，确保归档文件材料的完整、准确和系统。

第十条 为加强对档案工作的统一领导，学院成立由院长为主任委员、分管院领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的档案工作委员会，作为全院档案工作的协调机构。委员会办公室设在档案馆。

第三章 条件保障

第十一条 学院将档案工作所需经费单独立项，列入学院预算，保证档案工作的需求。

第十二条  学院对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

对涉密档案、声像、电子等特殊载体档案，按规定设置专门库房、配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。确保档案库房自成体系，库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，适应今后二十年档案保管的需要。

第十三条  学院逐步增设专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

第四章 档案的管理

第十四条  学院坚持建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高我院档案管理水平。档案工作与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十五条  建立和完善纸质档案材料和各种载体档案材料同步归档制度。文件材料的归档范围是：

(一)党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

(二)行政类：主要包括学院董事会和学院行政工作的各种重要会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究和教学督导等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)及《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）执行。

(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。

(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

(八)产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类：主要包括学院编辑出版的学报、其他学术刊物及本院出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。

(十)外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类：按财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》(财会字〔1999〕691号)执行。

    (十二)人事类：纳入学院管理的教职工人事档案按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十六条  学院实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的兼职档案员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院档案馆移交。

第十七条  学校内部机构调整合并、分立、撤销或产生其他变动时，机构负责人和相关工作人员必须区别情况，依法、合理处置档案后才能离开岗位。

第十八条  院内单位与院外其他单位分工协作完成的项目，我院档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，院内单位应当将复制件送交我院档案馆保存。

第十九条  教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等公务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向所在单位报送后，向档案馆移交集中统一管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学院档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

学院鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式交校档案馆保存，学院给予适当奖励。

第二十条  在学院各项活动中形成的，或者在学